Laporan
adalah
Ø Suatu
bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban
baik secara lisan maupun secara tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan
hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka.
Ø Salah
satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang
lainnya.
Ø Laporan
merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun
nonformal.
Ø Penyampaian
informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu
dalam suatu system administrasi.
Dasar
– dasar membuat Laporan
1.
Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik
kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah
dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
2.
Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan
pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga
hal dalam penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan
sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan
semakin bingung dan tidak mengerti.
3.
Lengkap (complete)
Kelengkapan
tersebut menyangkut :
-
Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak
menimbulkan tanda tanya
-
Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya
permasalahan diselesaikan
4.
Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam
penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang
membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak
membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan
disampaikan.
5.
Tetap (consistent)
Laporan yang didukung data-data yang
bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan
perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya
dan diterima.
6.
Objective dan Factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan
fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
7.
Harus ada proses timbal balik
a.
Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah
dan minat si pembaca.
b.
Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal
balik
yang bisa memanfaatkan secara pemberi
laporan maupun si pembaca laporan
Sistematika
Laporan
laporan lengkap yang lengkap, harus
dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa
( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).
Urutan
isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami.
Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1.
Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1) Latar belakang kegiatan.
2) Dasar hukum kegiatan.
3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4) Ruang lingkup isi laporan.
2.
Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang
ingin dilaporkan antara lain :
1) Jenis kegiatan.
2) Tempat dan waktu kegiatan.
3) Petugas kegiatan.
4) Persiapan dan rencana kegiatan.
5) Peserta kegiatan.
6)
Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta
/ datanya).
7) Kesulitan dan hambatan.
8) Kesimpulan dan saran penyempurnaan
kegiatan yang akan datang.
3.
Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima
kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan
maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Sistematika
Laporan Secara Umum
Seperti yang telah diungkapkan
sebelumnya, bahwa pada dasarnya setiap sistematika laporan itu memiliki 3
bagian utama dan di antara 3 bagian utama itu ada bagian-bagian lagi yang
dinamakan subbagian. Berikut adalah sub-sub bagian yang pasti ada di setiap
jenis laporan.
Judul
Dalam lembar judul, didalamnya mencakup
judul laporan, yang telah menulis/membuat laporan, dan tanggal saat laporan
tersebut ditulis/disampaikan.
Kata
Pengantar
Dalam lembar kata pengantar, didalamnya
berisi ucapan terima kasih kepada orang-orang atau organisasi yang telah
membantu pelaksanaan kegiatan yang sedang dilaporkan.
Daftar
Isi
Seperti dalam sebuah buku, dalam laporan
juga harus menyertakan daftar isi. Hal ini dimaksudkan adalah agar mempermudah
pengguna dalam mencari hal-hal yang dibutuhkan.
Abstrak/ringkasan
Abstrak adalah bagian yang paling
penting dari laporan dan juga (mungkin) satu-satunya bagian yang dibaca secara
rinci oleh pengguna laporan. Karenanya, abstrak harus hati-hati ditulis dan
harus berisi gambaran lengkap dari pesan dalam laporan tersebut, dengan
ringkasan yang jelas tentang rekomendasi yang akan diberikan.
Ruang
Lingkup dan Tujuan
Bagian ini harus mendefinisikan ruang
lingkup dan keterbatasan penyelidikan dan tujuan-tujuan khusus yang ingin
dicapai.
Metodologi
Bagian ini menjelaskan bagaimana
menyelidiki daerah tersebut. Bagaimana mengumpulkan informasi, dari mana dan
berapa banyak (misalnya jika menggunakan survei, bagaimana survei dilakukan,
bagaimana memutuskan pada kelompok sasaran, berapa banyak yang disurvei,
bagaimana mereka disurvei -? Oleh wawancara atau kuesioner).
Pendahuluan/Latar
Belakang
Hal ini akan membantu untuk
menyempurnakan pembaca ke dalam latar belakang laporan Anda. Berisi secara
detail mengenai latar belakang laporan-tapi ingat untuk tetap relevan, faktual
dan singkat.
Analisa/Pembahasan
Ini adalah tubuh utama laporan, di mana
ide-ide dikembangkan. Pastikan bahwa yang dikembangkan terstruktur, judul yang
jelas, dan bahwa pembaca/pengguna dapat menemukan informasi dengan mudah. Sifat
bagian ini akan tergantung pada ruang lingkup laporan. Bagian harus berurusan
dengan topik utama yang dibahas - harus ada urutan logis, bergerak dari
deskriptif ke analitis. Selain itu, harus berisi informasi yang cukup untuk
membenarkan kesimpulan dan rekomendasi yang mengikuti. Pemilihan informasi yang
tepat sangat penting di sini: jika informasi penting untuk membantu memahami,
maka harus dimasukkan; informasi yang tidak relevan harus dihilangkan.
Kesimpulan
Kesimpulan diambil dari analisis di
bagian sebelumnya dan harus jelas dan ringkas. Mereka juga harus berkaitan
dengan kajian teoritis yang menjadi acuan. Pada tahap ini, tidak ada informasi
baru dapat dimasukkan.
Rekomendasi
Pastikan bahwa yang disoroti adalah apa
yang pembaca/pengguna ingin tahu dan apa yang harus mereka lakukan sebagai
hasil dari membaca laporan, karena tujuan mereka membaca laporan BUKAN untuk
menggali informasi. Jadi usahakan, jangan menggunakan kata “disarankan”.
Seperti Kesimpulan, rekomendasi-rekomendasi harus jelas berasal dari tubuh
utama laporan dan informasi baru juga harus disertakan.
Daftar
Pustaka
Daftar Pustaka berisi materi tambahan
yang tidak secara khusus disebut, namun yang pembaca mungkin ingin untuk
menindaklanjuti.
Bentuk
Laporan Resmi
1.
Cover
2.
Halaman pengesahan
3.
Ringkasan
4.
Summary
5.
Prakata
6.
Daftar isi
7.
Daftar tabel
8.
Daftar gambar
9.
Bab i pendahuluan
a. Latar belakang
b. Tujuan percobaan
c. Manfaat percobaan
10.
Bab ii tinjauan pustaka
a. Landasan teori yang mendukung
b. Penelitian terdahulu
11.
Bab iii metodologi percobaan
a. Bahan dan alat yang digunakan
b. Gambar alat
c. Variabel percobaan
d. Cara kerja
12.
Bab iv hasil percobaan dan pembahasan
a. Hasil percobaan
b. Pembahasan
13.
Bab v penutup
a. Kesimpulan
b. Saran
14.
Daftar pustaka
15.
Lampiran
a. Lembar perhitungan
b. Laporan sementara
c. Kuantitas reagen
d. Fotocopy referensi yang dipakai
e. Lembar asistensi